De organisatie kende een gefragmenteerd autorisatiebeheer. Toegangsrechten werden verstrekt op basis van afdelingslidmaatschap, zonder voldoende oog voor de specifieke functie of rol van de medewerker. Hierdoor kwam het regelmatig voor dat medewerkers rechten ontvingen die niet aansloten bij hun werkelijke taken, wat leidde tot veiligheidsrisico’s, onnodige toegang tot gevoelige informatie en inefficiëntie in de werkuitvoering. Daarnaast moesten medewerkers voor bepaalde applicaties zelf accounts aanvragen na indiensttreding, wat leidde tot vertraging en frustratie.
Risico’s bij uitblijven van actie
Zonder ingrijpen zouden de gevolgen op termijn groot kunnen zijn. Te ruime of juist onvoldoende toegangsrechten belemmerden niet alleen de productiviteit, maar vergrootten ook het risico op datalekken en niet-naleving van wet- en regelgeving. Een gebrek aan inzicht in de verleende rechten en het ontbreken van controlemechanismen maakten het lastig om externe audits succesvol te doorstaan.
Het primaire doel van het traject was om het gehele Identity, Access & User Management-proces te moderniseren en te automatiseren. De organisatie wilde een systeem waarbij nieuwe medewerkers bij instroom automatisch de juiste rechten kregen, passend bij hun functie. Bij functiewijzigingen moesten rechten aangepast of ingetrokken worden, en medewerkers moesten zelf aanvullende rechten kunnen aanvragen via een gebruiksvriendelijk portaal. Alles diende transparant, controleerbaar en compliant te zijn.
Aanpak en Realisatie
De eerste stap in het project was een uitgebreide IST-analyse. Via gesprekken met leidinggevenden werden de huidige autorisaties per afdeling en functie in kaart gebracht. Op basis van deze gegevens werd een SOLL-situatie opgesteld, waarin duidelijk was welke rechten bij welke functies hoorden. Deze exercitie vormde de basis voor het opzetten van Role-Based Access Control (RBAC) in SmartAIM.
Het implementatieproces omvatte vervolgens de configuratie van rollen en rechten binnen SmartAIM. De consultant begeleidde het rolemining-proces en trainde de organisatie zodanig dat zij dit proces uiteindelijk zelfstandig konden beheren. Een gebruiksvriendelijk portaal werd ingericht waarin medewerkers rechten kunnen inzien, aanvragen en beheren, met ingebouwde goedkeurings flows.
De Technische Oplossing
De oplossing was gebaseerd op de implementatie van SmartAIM in combinatie met RBAC. Rollen werden gedefinieerd op basis van concrete functieprofielen, waarbij elke rol een standaardset aan rechten kreeg toegewezen. De roltoewijzing gebeurde dynamisch via koppelingen met het HR-systeem, zodat wijzigingen automatisch werden doorgevoerd.
De nieuwe werkwijze heeft gezorgd voor een aanzienlijke verbetering in zowel efficiëntie als veiligheid. Waar voorheen gebruik werd gemaakt van losse tools en handmatige processen, biedt SmartAIM nu een centraal platform voor het gehele autorisatiebeheer. Medewerkers ontvangen tijdig en automatisch de juiste rechten, terwijl leidinggevenden beter overzicht hebben. Het aanvragen van rechten is geautomatiseerd en traceerbaar, wat zorgt voor een hogere compliance en een snellere onboarding.
Verwachtingen en Samenwerking
De klant had de verwachting dat het rolemining-traject grondig begeleid zou worden, zodat de organisatie het zelfstandig kon voortzetten. Dankzij de nauwe samenwerking met de consultant en regelmatige voortgangsbesprekingen verliep het project soepel en binnen de gestelde deadlines. De consultant voerde zijn eerste rolemining-traject uit, wat resulteerde in een betrokken en leergierige aanpak.
Strategisch Belang van de Oplossing
De implementatie van RBAC via SmartAIM heeft niet alleen geleid tot operationele voordelen, maar versterkt ook de strategische positie van de organisatie op het gebied van informatieveiligheid. Door de volledige controle en zichtbaarheid over gebruikersrechten is de organisatie beter bestand tegen audits, risico’s en toekomstige schaalvergroting.
Leerpunten
Uit het traject bleek dat een goede voorbereiding, inclusief heldere communicatie naar alle betrokkenen, essentieel is. Stakeholders moeten vroegtijdig worden meegenomen in het proces. Daarnaast is het belangrijk om voldoende tijd in te plannen voor het opstellen en afstemmen van functieprofielen.
De organisatie kijkt vooruit naar verdere integratie van autorisatiebeheer met andere systemen. Binnenkort wordt SmartAIM gekoppeld aan een Learning Management Systeem en een planningstool voor flexmedewerkers. Dit maakt het mogelijk om autorisaties te baseren op behaalde kwalificaties en daadwerkelijke inzetplanning. De organisatie zet hiermee stappen richting een volledig adaptief en intelligent toegangsbeheer.
Bij IAM in control helpen we organisaties om autorisatiebeheer naar een hoger niveau te tillen. Of je nu wilt overstappen naar ABAC, PBAC of een hybride model, wij ondersteunen je met:
Klaar voor een toekomstbestendig autorisatiemodel? Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Deel dit bericht: